التكامل بين إدارات المؤسسة و المستفيدين

نظام ERP يسمح بالتكامل بين إدارات المؤسسة و المستفيدين و المتعاملين مع هذه المؤسسة

نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لا يقتصر على ربط الإدارات داخليًا فحسب، بل يمتد ليشمل تكاملاً شاملاً مع الأطراف الخارجية التي تتعامل مع المؤسسة (المستفيدين والمتعاملين)، مما يخلق بيئة عمل مترابطة وفعالة.

هذا التكامل يمكن تقسيمه إلى نوعين رئيسيين:

التكامل الداخلي (بين إدارات المؤسسة)

هذا هو الأساس الذي يقوم عليه نظام ERP. ويتمثل في دمج جميع الوحدات (Modules) المختلفة في قاعدة بيانات واحدة مشتركة.

الإدارات المتكاملة

المبيعات ↔ المخزون ↔ المالية

مثال على التكامل

بمجرد تسجيل طلب بيع (Sale Order)، يقوم النظام آليًا بالتحقق من توفر المنتج في المخزون، وحجز الكمية، وإصدار فاتورة للعميل في النظام المالي.

المنفعة الأساسية

الرؤية الفورية والدقيقة: لا يمكن بيع منتج غير متوفر؛ كل عملية بيع تنعكس مباشرة على الوضع المالي والمخزوني.

الإدارات المتكاملة

التصنيع ↔ المشتريات

مثال على التكامل

عند إنشاء أمر إنتاج، يقوم نظام MRP آليًا بفحص المخزون وإصدار طلبات شراء للمواد الخام الناقصة لقسم المشتريات.

المنفعة الأساسية

تقليل التوقف: ضمان توفر المواد الخام في الوقت المحدد لتجنب تأخير الإنتاج.

الإدارات المتكاملة

الموارد البشرية ↔ المالية

مثال على التكامل

بمجرد اعتماد الحضور والغياب وكشوف الرواتب في نظام الموارد البشرية، يتم ترحيل قيد الأجور آليًا إلى دفتر الأستاذ العام في النظام المالي.

المنفعة الأساسية

الامتثال والدقة: تجنب إدخال البيانات مرتين وضمان دقة التكاليف المحاسبية.

التكامل الخارجي (مع المستفيدين والمتعاملين)

يسمح ERP للمؤسسة بالتفاعل المباشر والآلي مع الأطراف الخارجية عبر بوابات الخدمة الذاتية وتكامل الأنظمة:

المتعاملون/المستفيدون

الموردون (المتعاملون)

آلية التكامل عبر ERP

بوابات الموردين (Supplier Portals): يمكن للموردين الاطلاع على طلبات الشراء الجديدة، وتقديم عروض الأسعار، وإرسال إشعارات الشحن والمطالبات المالية.

مثال على المنفعة

تحسين سلسلة التوريد: تسريع دورة الشراء وتبادل المستندات إلكترونيًا، مما يقلل من الوقت الإداري.

المتعاملون/المستفيدون

العملاء (المستفيدون)

آلية التكامل عبر ERP

بوابات الخدمة الذاتية (Customer Portals): يمكن للعميل تتبع حالة طلبه، مراجعة فواتيره، وتقديم طلبات الدعم الفني مباشرة.

مثال على المنفعة

رضا العميل: توفير معلومات فورية وشفافة عن الطلب دون الحاجة للاتصال بخدمة العملاء.

المتعاملون/المستفيدون

البنوك والمؤسسات المالية

آلية التكامل عبر ERP

تكامل واجهات برمجة التطبيقات (APIs): الربط المباشر لتحويل المدفوعات للموردين أو تحصيل الإيرادات من العملاء إلكترونياً.

مثال على المنفعة

كفاءة المعاملات: تسوية الحسابات البنكية آليًا وسرعة تنفيذ المدفوعات.

المتعاملون/المستفيدون

الجهات الحكومية والرقابية

آلية التكامل عبر ERP

التقارير الآلية (Compliance Reporting): إصدار التقارير الضريبية والمالية وفقًا للمتطلبات القانونية في التنسيق المطلوب.

مثال على المنفعة

الامتثال القانوني: تسهيل عمليات التدقيق وضمان مطابقة السجلات للقوانين المحلية.

خلاصة التكامل نظام ERP يحول المؤسسة إلى شبكة واحدة

الحدث مرة واحدة:

يتم إدخال البيانات مرة واحدة فقط (مثل تسجيل طلب عميل)، وتصبح متاحة فورًا لجميع الإدارات المعنية.

الاستجابة السريعة:

يمكن للإدارات اتخاذ قرارات تستند إلى معلومات محدثة، مما يحسن من سرعة الاستجابة للسوق والعملاء.

الشفافية الكاملة:

يوفر ERP رؤية شاملة للعمليات من لحظة إطلاق المنتج حتى تحصيل ثمنه، مما يعزز الرقابة الداخلية والحوكمة.