استفادة إدارة المالية من نظام ERP

الإدارة المالية (Finance and Accounting) هي النواة التي تتكامل حولها جميع وحدات ERP الأخرى. يخدم النظام الإدارة المالية في تحسين الرقابة، دقة التقارير، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

مجال الاستفادة

التكامل الفوري للبيانات

جميع المعاملات التشغيلية (مثل المبيعات، المشتريات، المخزون) تُسجّل آليًا في دفتر الأستاذ العام (General Ledger) بمجرد حدوثها. هذا يلغي الإدخال المزدوج ويضمن دقة البيانات في الوقت الفعلي.

الإغلاق المالي السريع (Fast Close)

تقليل الفترة اللازمة لإعداد الحسابات الختامية (شهرية، ربع سنوية، سنوية) بشكل كبير، مما يسرّع من عملية اتخاذ القرارات الإدارية والاستجابة للمتطلبات الرقابية.

تحسين الرقابة على الأصول والالتزامات

توفير رؤية واضحة للذمم المدينة (المستحقات من العملاء) والذمم الدائنة (المستحقات للموردين)، مما يسهل إدارة التدفقات النقدية وتحسين دورة رأس المال العامل.

التحكم في الميزانية (Budget Control)

ربط المصروفات التشغيلية (أوامر الشراء، مصروفات السفر، الرواتب) بالميزانيات المعتمدة آليًا، ومنع المعاملات التي تتجاوز الميزانية قبل أن تتم.

تحليل متقدم لتكلفة المنتج/الخدمة

توفير بيانات دقيقة عن التكاليف من الموارد البشرية والمخزون والإنتاج، مما يمكّن الإدارة من حساب التكلفة الفعلية للمنتجات والخدمات بدقة عالية لدعم التسعير.

الامتثال والتدقيق الآلي

توفير مسارات تدقيق (Audit Trails) مفصلة لجميع المعاملات، ودعم الامتثال للمعايير المحاسبية الدولية والمحلية (IFRS/GAAP) عبر آليات تطبيق متسقة.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها الإدارة المالية في نظام ERP

تدور معظم مستندات الإدارة المالية حول دفتر الأستاذ العام والعمليات الفرعية المتعلقة به.

دفتر الأستاذ العام (General Ledger - GL)

النواة المحاسبية التي تسجل جميع القيود المحاسبية للمؤسسة. يتم توليد القيود آليًا من جميع الوحدات الأخرى (المبيعات، المشتريات، المخزون، HR).

جميع الإدارات: تستخدمه لتسجيل تأثير عملياتها المالي.

الذمم المدينة (Accounts Receivable - AR)

مستندات المطالبة المالية على العملاء (فواتير المبيعات). تتبع التحصيلات، الأعمار الزمنية للديون، وإدارة الائتمان.

المبيعات/CRM: يتم إخطارهم بحالة المدفوعات لتحسين خدمة العملاء أو إيقاف المبيعات.

الذمم الدائنة (Accounts Payable - AP)

مستندات الالتزامات المالية للموردين (فواتير المشتريات). تتبع المدفوعات المستحقة وجدولتها.

المشتريات: يستخدم للمطابقة بين أمر الشراء والاستلام والفاتورة (3-Way Match).

قائمة جرد الأصول الثابتة (Fixed Assets Register)

سجل مفصل بجميع الأصول طويلة الأجل (المباني، المعدات، الآلات)، وتطبيق جداول الإهلاك آليًا.

المخزون/المشاريع: لتتبع الأصول الجديدة وإهلاكها.

التقارير المالية الموحدة (Financial Reports)

تشمل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، قائمة التدفقات النقدية، وتقارير مراكز التكلفة والميزانية.

الإدارة العليا: لأغراض اتخاذ القرار والرقابة الاستراتيجية.

القيود اليومية اليدوية (Manual Journal Entries)

تستخدم لتسجيل المعاملات غير النقدية أو التعديلات (مثل إهلاك الأصول أو تسوية الأخطاء)، ولكن يتم تقليل استخدامها بفضل الأتمتة.

التدقيق: يجب أن تخضع لمسار موافقة صارم.