استفادة إدارة المبيعات من نظام ERP

إدارة المبيعات (Sales Management) هي الواجهة الأمامية للمؤسسة والمصدر الرئيسي للإيرادات. يتيح لها نظام ERP تجاوز مهام تسجيل الطلبات البسيطة إلى تحقيق تكامل عميق مع سلسلة التوريد والمالية، مما يعزز الكفاءة والربحية.

مجال الاستفادة

رؤية فورية للمخزون والتوافر

تتكامل المبيعات مباشرة مع وحدة المخزون، مما يمنح فريق المبيعات القدرة على معرفة الكميات المتاحة فعليًا (Available-to-Promise) في الوقت الفعلي. هذا يمنع بيع منتجات غير موجودة ويقلل من تأخيرات التسليم.

تسريع دورة الطلب والنقد (Order-to-Cash)

يتم أتمتة تدفق العملية من تسجيل طلب العميل مروراً بتجهيزه وشحنه وإصدار الفاتورة. هذا يقلل من وقت معالجة الطلب ويسرّع تحصيل الإيرادات.

تسعير دقيق ومتسق

يطبق النظام سياسات تسعير وخصومات موحدة يتم تحديدها مركزيًا (بناءً على العقود، الكمية، أو فئة العميل)، مما يضمن الاتساق في الأسعار ويقلل الأخطاء.

إدارة حدود الائتمان والمخاطر

يتكامل نظام المبيعات مع الوحدة المالية للتحقق الفوري من حد الائتمان المخصص للعميل قبل تأكيد الطلب. إذا تجاوز الطلب الحد، يتم إيقافه للموافقة، مما يحمي المؤسسة ماليًا.

تنبؤات دقيقة وتحسين التخطيط

تستخدم بيانات أوامر المبيعات الفعلية وعروض الأسعار لتوليد تنبؤات دقيقة بالطلب المستقبلي، مما يدعم إدارة الإنتاج والمشتريات في التخطيط للموارد.

تحسين خدمة العملاء

يمكن للمبيعات والخدمة الوصول إلى حالة الطلب والشحن وتاريخ الدفع للعميل، مما يتيح تقديم إجابات فورية وموثوقة لاستفسارات العملاء.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها إدارة المبيعات في نظام ERP

تدير إدارة المبيعات مجموعة من المستندات الأساسية التي تشكل دورة المبيعات الكاملة داخل نظام ERP.

سجل العميل الرئيسي (Customer Master)

ملف مركزي يحتوي على بيانات العميل، شروط الدفع المعتمدة، حد الائتمان، ومعلومات الشحن.

المالية: لتتبع الذمم المدينة والتحصيل.

اللوجستيات: لضمان الشحن إلى العنوان الصحيح.

عرض السعر (Sales Quotation)

مستند يتم إصداره للعميل يحدد الأسعار وشروط التسليم لعدد محدد من المنتجات.

المخزون: يتم حجز الكمية مؤقتًا أو التحقق من توافرها.

أمر المبيعات (Sales Order)

المستند الذي يتم إنشاؤه بعد قبول العميل لعرض السعر، يمثل التزامًا بالبيع. هذا المستند يبدأ عملية التنفيذ.

المخزون: يطلق أمر التجهيز والشحن.

الإنتاج: يؤخذ في الاعتبار عند تخطيط الإنتاج.

مستند الشحن/التسليم (Delivery Document)

يُنشأ هذا المستند عندما تكون البضاعة جاهزة للخروج من المستودع. يتم بموجبه تخفيض رصيد المخزون فعليًا.

المخزون: يخرج الكمية من السجلات.

اللوجستيات: يستخدم لتنظيم عملية النقل.

فاتورة المبيعات (Sales Invoice)

المستند المالي الذي يمثل المطالبة بالدفع من العميل. يتم إنشاؤه بعد الشحن أو التسليم.

المالية: يُسجل كذمم مدينة (Account Receivable) وينتظر التحصيل.

طلب مرتجع مبيعات (Sales Return Order)

مستند يتم إصداره للسماح للعميل بإرجاع البضاعة.

المخزون: يقوم بزيادة كمية المخزون المُعاد.

المالية: يتطلب إصدار إشعار دائن (Credit Memo).