استفادة إدارة النظم و المعلومات IT من نظام ERP

إدارة النظم والمعلومات (Information Systems Management أو IT) هي القسم الذي يتولى مسؤولية تطبيق وتشغيل وصيانة نظام ERP نفسه، بالإضافة إلى ضمان أمن البيانات وتكامل الأنظمة الأخرى. على الرغم من أنهم هم القائمون على النظام، فإنهم يستفيدون منه بشكل استراتيجي وتشغيلي عميق.

مجال الاستفادة

توحيد الأنظمة وتقليل التعقيد

ERP يحل محل العديد من الأنظمة المتفرقة (جزر المعلومات)، مما يقلل بشكل كبير من تعقيد البنية التحتية، ويسهل على قسم IT دعم وصيانة نظام واحد متكامل بدلاً من عشرات البرامج القديمة.

مركزية البيانات والأمن

يتم تخزين بيانات المؤسسة الحساسة (المالية، العملاء، HR) في قاعدة بيانات مركزية واحدة، مما يسهل تطبيق سياسات الأمن والنسخ الاحتياطي (Backup) والتعافي من الكوارث (Disaster Recovery).

إدارة التراخيص والمستخدمين

يوفر نظام ERP أدوات متقدمة لإدارة صلاحيات الوصول وتراخيص المستخدمين (Roles and Permissions) بشكل مركزي ودقيق، مما يضمن أن كل موظف يصل فقط إلى البيانات التي يحتاجها.

تقليل تكاليف الدعم والتشغيل

بسبب توحيد الأنظمة، يقل عدد المشاكل الفنية اليومية وطلبات الدعم المرتبطة بدمج الأنظمة، مما يحرر موارد فريق IT للتركيز على الابتكار الاستراتيجي.

دعم قرارات التوسع والنمو

يوفر ERP منصة قابلة للتوسع (Scalable) تدعم نمو المؤسسة (إضافة فروع، وحدات، أو موظفين جدد) دون الحاجة لإعادة تصميم البنية التحتية المعلوماتية جذريًا.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها إدارة النظم و المعلومات في نظام ERP

تركز إدارة النظم والمعلومات على المستندات والبيانات التي تخص هيكلية النظام، أمنه، وعملياته التشغيلية.

سجل المستخدمين والصلاحيات (User/Role Master)

قائمة بجميع المستخدمين الفعليين للنظام والأدوار المخصصة لهم (مثل: مدير مالي، أمين مستودع). يضمن تطبيق مبدأ "أقل امتياز مطلوب".

الإدارة العليا/الموارد البشرية: لتأكيد مطابقة الصلاحيات للوظائف.

سجل تكوين النظام (Configuration Documents)

وثائق تحدد كيف تم إعداد النظام ليناسب عمليات المؤسسة (مثل تحديد تسلسل الموافقات، إعداد رموز الحسابات، وقواعد التسعير).

جميع الإدارات: يستخدم كمرجع رئيسي لتصميم العمليات.

سجل الحوادث والدعم (Incident Log/Help Desk)

نظام لتسجيل وتتبع طلبات الدعم الفني والمشاكل التي يواجهها المستخدمون في ERP، وتوثيق الحلول.

جميع الإدارات: قناة التواصل الرئيسية لتقديم الدعم.

خطة التعافي من الكوارث (Disaster Recovery Plan)

وثيقة تفصل الإجراءات والخطوات اللازمة لاستعادة النظام والبيانات في حال وقوع كارثة فنية (مثل تعطل الخادم أو هجوم إلكتروني).

الإدارة العليا: لضمان استمرارية العمل (Business Continuity).

سجل التحديثات والتغييرات (Change Management Log)

توثيق جميع التحديثات والتعديلات (Customizations) التي تم إجراؤها على النظام، بما في ذلك سبب التغيير، الموافقات، وتاريخ التطبيق.

الإدارة العليا: للتحكم في التكاليف ومنع التغييرات غير المخطط لها.

تقارير أداء النظام (System Performance Reports)

بيانات تتبع سرعة النظام، استهلاك الموارد، ووقت التوقف (Downtime)، للمساعدة في التنبؤ بمتطلبات الأجهزة والتحديثات المستقبلية.

المالية: لتبرير الإنفاق على تطوير البنية التحتية التقنية.