استفادة إدارة الأصول من نظام ERP

إدارة الأصول (Asset Management) هي المسؤولة عن تتبع دورة حياة الأصول الثابتة للمؤسسة (مثل المباني، الآلات، المعدات، الأثاث) منذ الشراء حتى التخلص منها. نظام ERP يوفر وحدة متكاملة لإدارة هذه الأصول ماليًا وتشغيليًا.

مجال الاستفادة

التكامل المالي الآلي

يتم تسجيل بيانات الأصول (تكلفة الشراء، تاريخ الاقتناء) في النظام المالي فور استلامها (عبر وحدة المشتريات)، ويتم حساب الإهلاك (Depreciation) آليًا على فترات منتظمة.

التتبع والرقابة المادية

يتيح النظام تتبع الموقع الفعلي للأصل، حالته، وتاريخ آخر فحص له. هذا مهم بشكل خاص في قطاعات مثل المقاولات أو الرعاية الصحية حيث تتنقل الأصول (مثل المعدات) بين مواقع العمل أو الأقسام.

إدارة الصيانة الوقائية (Preventive Maintenance)

يمكن استخدام ERP لجدولة أنشطة الصيانة الوقائية بشكل آلي بناءً على ساعات التشغيل أو الزمن، مما يقلل من الأعطال المفاجئة ويزيد من العمر الافتراضي للأصول.

حساب تكلفة دورة حياة الأصل

يجمع النظام جميع التكاليف المرتبطة بالأصل الواحد (الشراء، الإهلاك، تكاليف الصيانة والإصلاح، التشغيل)، مما يوفر رؤية دقيقة للتكلفة الحقيقية لامتلاك الأصل واستخدامه.

اتخاذ قرار الاستبدال

بفضل الرؤية الشاملة للتكاليف والمصروفات، يمكن للإدارة اتخاذ قرار مستنير حول ما إذا كان يجب إصلاح أصل معين أو التخلص منه واستبداله بآخر جديد.

الامتثال والتدقيق

توفير سجل محاسبي دقيق ومتكامل لجميع حركات الأصول وتغييرات قيمتها وإهلاكها، مما يسهل عمليات التدقيق المالي وضمان الامتثال.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها إدارة الأصول في نظام ERP

سجل الأصول الثابتة (Fixed Assets Register)

قاعدة بيانات مركزية لكل أصل (رقم تعريفي، وصف، تاريخ الشراء، العمر الافتراضي، طريقة الإهلاك، القيمة الدفترية الحالية).

المالية: يستخدم لحساب الإهلاك والتقارير المالية.

المشتريات: عند إنشاء الأصل الجديد.

مستند حيازة/شراء الأصل (Asset Acquisition Document)

يمثل عملية إدخال الأصل إلى سجلات الشركة. يتم توليده آليًا بمجرد تسجيل فاتورة شراء الأصل في وحدة الذمم الدائنة.

المشتريات/المالية: مصدر البيانات الأولية.

جدول الإهلاك (Depreciation Schedule)

خطة تحدد مقدار الإهلاك الذي سيتم تسجيله في كل فترة محاسبية (شهري، سنوي) وطريقة الحساب المستخدمة.

المالية: لتوليد القيود المحاسبية الدورية للإهلاك وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.

طلب/أمر الصيانة (Maintenance Order)

مستند يسجل طلب إجراء صيانة (إصلاح أو وقائية) لأصل معين. يتم تتبع التكاليف والموارد والوقت المستغرق في هذا الأمر.

التكاليف: لتجميع تكاليف الصيانة وتخصيصها للأصل.

المخزون: لسحب قطع الغيار اللازمة.

إشعار نقل الأصل (Asset Transfer Document)

مستند يوثق تحريك الأصل من موقع مادي أو مركز تكلفة إلى آخر (مثلاً، نقل حاسوب من قسم المبيعات إلى قسم الموارد البشرية).

التكاليف: لتخصيص مصاريف الإهلاك بشكل صحيح لمركز التكلفة الجديد.

مستند التخلص من الأصل (Asset Retirement Document)

يسجل عملية بيع الأصل، التبرع به، أو إخراجه من الخدمة بسبب التلف. يُستخدم لحساب أي مكاسب أو خسائر رأسمالية ناتجة عن هذا التخلص.

المالية: لتسجيل الربح أو الخسارة الرأسمالية في قائمة الدخل.