استفادة إدارة المشتريات من نظام ERP

تعتبر إدارة المشتريات (Purchasing Management) إحدى الوظائف الحيوية التي تحقق وفورات كبيرة للمؤسسة عند دمجها في نظام ERP. فهي تحوّل عملية الشراء من إجراء منفصل إلى جزء متكامل من سلسلة التوريد والتصنيع والمالية.

مجال الاستفادة

التكامل مع المخزون والإنتاج (MRP)

يحصل قسم المشتريات على احتياجات الشراء آليًا من نظام تخطيط متطلبات المواد (MRP) أو من إدارة المخزون عند الوصول إلى حد إعادة الطلب، مما يلغي الحاجة إلى إخطارات يدوية.

تحسين اختيار الموردين

يوفر النظام سجلاً مركزياً لأداء جميع الموردين السابقين (تاريخ التسليم، الجودة، الأسعار)، مما يسهل اختيار المورد الأفضل للعروض الجديدة.

مركزية الشراء

يمنع الشراء المزدوج أو الشراء بأسعار مختلفة لنفس الصنف عبر الأقسام. يتيح النظام تجميع طلبات الشراء المتفرقة والاستفادة من خصومات الكمية (Volume Discounts).

أتمتة دورة الشراء

يتم أتمتة الخطوات الإجرائية مثل إرسال طلبات عروض الأسعار، مقارنتها، والحصول على الموافقات إلكترونياً، مما يقلل الوقت اللازم لإتمام عملية الشراء.

التحكم في التكاليف والميزانية

يتم ربط كل أمر شراء بمركز تكلفة أو بميزانية مشروع محددة، ويمنع النظام إصدار أمر شراء يتجاوز الميزانية المعتمدة (Budget Control).

تتبع حالة الشراء

يمكن تتبع حالة أي طلب شراء من بدايته (الطلب) حتى نهايته (استلام المواد وإصدار الفاتورة) بشكل فوري.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها إدارة المشتريات في نظام ERP

لتنفيذ عملية شراء كاملة ومتكاملة، تحتاج إدارة المشتريات إلى إدخال وإدارة المستندات التالية في نظام ERP:

طلب الشراء (Purchase Requisition - PR)

هو المستند الأولي الذي يصدر من الإدارات الطالبة (مثل المخزون أو الإنتاج أو قسم الموارد البشرية) لطلب شراء مواد أو خدمات معينة.

المخزون/الإنتاج: يتم إصداره آلياً بناءً على نقص المخزون.

أمر الشراء (Purchase Order - PO)

هو المستند الرسمي الذي يصدر من قسم المشتريات إلى المورد، يمثل التزاماً قانونياً لشراء سلع أو خدمات بأسعار وشروط محددة.

المالية: يستخدم للتحكم في الميزانية (Commitment).

عرض سعر المورد (Quotation)

السجلات التي يتم إدخالها لمقارنة الأسعار والشروط من موردين مختلفين قبل إصدار أمر الشراء.

المالية: يساعد في اختيار الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة.

إشعار استلام المواد (Goods Receipt Note - GRN)

هو المستند الذي يصدره المستودع أو قسم الاستلام عند وصول المواد فعليًا. هذا الإشعار هو الذي يحدث رصيد المخزون في النظام.

المخزون: يضيف الكمية إلى المخزون.

المالية: مطلوب للمقارنة مع فاتورة المورد.

فاتورة المورد (Supplier Invoice)

المستند الذي يصدره المورد ويتم إدخاله في النظام المالي للمراجعة والمطابقة قبل الدفع.

المالية: يتم مقارنتها بـ (أمر الشراء + إشعار الاستلام) في عملية تُعرف بـ مطابقة الثلاثة اتجاهات (3-Way Match).

قاعدة بيانات الموردين

ملف مركزي يحتوي على بيانات جميع الموردين، تقييماتهم، شروط الدفع، وعقودهم السارية.

المالية: تستخدم لتنفيذ المدفوعات.