استفادة إدارة المشروعات من نظام ERP

إدارة المشاريع (Project Management)، خاصة في قطاعات المقاولات، الخدمات الاستشارية، أو تطوير المنتجات، تعتمد على نظام ERP لربط التخطيط والجدولة بالجانب المالي والتشغيلي. يتحول المشروع من خطة نظرية إلى مركز تكلفة وربحية يمكن تتبعه بالكامل.

مجال الاستفادة

التكامل بين الجدولة والتكلفة

يربط ERP الجانب الزمني (الجدولة والمراحل) بالجانب المالي (الميزانية والتكاليف الفعلية). يمكن للمدير معرفة تكلفة إنجاز مرحلة معينة بمجرد اكتمالها.

التحكم في الميزانية والتكاليف

يمكن لمدير المشروع مراقبة المصروفات الفعلية مقابل الميزانية المخططة في الوقت الفعلي، وتلقي تنبيهات عند تجاوز أي عنصر تكلفة (مثل المواد أو العمالة) للحد المخصص له.

تخصيص وإدارة الموارد

يتيح النظام إدارة الموارد البشرية والمعدات، وتخصيص ساعات عمل فريق العمل (من HR) والمعدات (من الأصول) على المشروع بدقة لحساب التكلفة الفعلية للعمالة والإهلاك.

إدارة العقود والمستخلصات

أتمتة عملية إصدار فواتير العملاء (المستخلصات) عند إتمام مراحل المشروع المتفق عليها تعاقديًا، مما يضمن تدفقًا نقديًا منتظمًا.

تحليل ربحية المشروع

عند الانتهاء، يوفر ERP تقريرًا شاملاً يقارن الإيرادات الفعلية بالتكاليف الفعلية، مما يحدد الربحية الحقيقية للمشروع ويساعد في تسعير المشاريع المستقبلية.

المستندات والعمليات الأساسية التي تحتاجها إدارة المشروعات في نظام ERP

الملف الرئيسي للمشروع (Project Master)

هو سجل تعريفي لكل مشروع (العميل، الموقع، القيمة الإجمالية، تواريخ البدء والانتهاء)، ويعمل كـ مركز تكلفة لكل المصروفات المرتبطة به.

المالية: لحصر المصروفات والإيرادات في مركز تكلفة واحد.

العقود: لربطه بالعقد المبرم.

ميزانية المشروع (Project Budget)

خطة مفصلة للتكاليف التقديرية (المواد، العمالة، المعدات) المخصصة لكل مهمة أو مرحلة من مراحل المشروع.

التكاليف: يستخدم كـ "معيار" للمقارنة مع التكاليف الفعلية.

خطة العمل والجداول الزمنية

تقسيم المشروع إلى مهام ومراحل (Tasks/Milestones)، وتحديد المواعيد النهائية والمسؤوليات (منسقة مع الموارد البشرية).

الموارد البشرية: لتخصيص العمالة المطلوبة.

ساعات العمل والموارد المستخدمة

مستندات تتبع الوقت (Timesheets) التي يسجل فيها الموظفون الساعات التي قضوها فعليًا في مهام المشروع.

الموارد البشرية/الرواتب: لحساب أجور الموظفين وتخصيصها تكلفةً على المشروع.

طلبات الشراء الصادرة للمشروع

أوامر الشراء التي تصدر لشراء مواد خام أو خدمات محددة لهذا المشروع فقط.

المشتريات: لربط الشراء مباشرة بتكلفة المشروع.

مستند المستخلص/الفوترة المرحلية

فواتير تُصدر للعميل وفقاً لنسبة الإنجاز (Work Completed) أو الوصول إلى مرحلة محددة في العقد.

المالية: لتسجيل الإيراد وتحصيل الذمم المدينة.

طلبات تغيير النطاق (Scope Change Request)

مستند يوثق ويوافق على أي تعديل في نطاق المشروع أو ميزانيته أو جدوله الزمني، مما يضمن الشفافية المالية والقانونية.

العقود/المالية: لتحديث قيمة العقد والميزانية.