استفادة إدارة العقود من نظام ERP

إدارة العقود والتعاقدات (Contract Management) هي وظيفة حاسمة لضمان الالتزام القانوني والمالي للمؤسسة تجاه العملاء والموردين والجهات الأخرى. نظام ERP يوفر البنية التحتية اللازمة لأتمتة دورة حياة العقد، من الإنشاء حتى الانتهاء.

مجال الاستفادة

مركزية العقود والوصول

جمع جميع العقود (العملاء، الموردين، الموظفين، الإيجارات) في مستودع رقمي واحد آمن، مما يسهل البحث عنها ومراجعتها.

تتبع الالتزامات والتجديد

إعداد تنبيهات آلية للموظفين المعنيين قبل تواريخ انتهاء العقود أو تواريخ المراجعة الرئيسية، لتجنب التجديد التلقائي غير المرغوب فيه أو انتهاء العقد دون تخطيط.

الربط المالي للالتزامات

ربط بنود العقد (مثل شروط الدفع، الغرامات، أو الدفعات المرحلية) مباشرة بالوحدة المالية، لضمان دقة الفوترة وتحصيل الإيرادات أو دفع المستحقات في المواعيد المحددة.

إدارة المخاطر والامتثال

ضمان أن جميع العقود تتبع النماذج والقواعد القانونية الداخلية المعتمدة، وتوفير مسار تدقيق واضح للموافقة على التغييرات التعاقدية.

دعم اتخاذ القرار

تحليل أداء العقود (مثل مقارنة العقود المماثلة لتحديد أفضل الشروط) للمساعدة في التفاوض على شروط أفضل في المستقبل.

المستندات والبيانات الأساسية التي تحتاجها إدارة العقود و التعاقدات في نظام ERP

سجل العقد الرئيسي (Contract Master)

المستند المركزي الذي يحتوي على النص القانوني للعقد، وتواريخ البدء والانتهاء، وقيمة العقد الإجمالية، وشروط الدفع والتسليم.

المالية: لتوليد جدول الإيرادات/المصروفات الدورية.

القانونية: للمراجعة والموافقة على الصياغة.

جدول الدفعات المرحلية (Payment Milestones)

خطة زمنية مفصلة تحدد متى يجب إصدار الفاتورة أو دفع المستحقات، بناءً على إنجاز مرحلة معينة في المشروع (خاص بعقود المقاولات).

المشاريع/المالية: لضمان أن الفواتير تصدر بعد التحقق من إتمام المرحلة فعليًا.

مستندات الموافقات (Approval Workflow)

سجل يوضح التسلسل الهرمي للموافقات على العقد (من المدير المالي، المدير القانوني، مدير المبيعات، إلخ) قبل أن يصبح العقد ساري المفعول.

الموارد البشرية: لتحديد صلاحيات الموافقة.

طلب تغيير العقد (Change Order Request)

مستند يوضح أي تعديلات مطلوبة على شروط العقد الأصلي (زيادة أو نقصان في النطاق أو القيمة أو المدة) وتوثيق الموافقة عليها.

المالية/المشاريع: لتحديث التكاليف والميزانيات المرتبطة بالمشروع.

ضمانات الأداء (Performance Guarantees)

تسجيل أي ضمانات أو تأمينات مالية مرتبطة بالعقد، وتاريخ استردادها أو انتهاء صلاحيتها.

المالية: لمتابعة هذه الأصول أو الالتزامات غير المباشرة.